Sharepoint es una plataforma de colaboración en la nube desarrollada por Microsoft que permite a las organizaciones crear sitios internos para compartir información, documentos y realizar distintas tareas en equipo. Una de las herramientas más utilizadas en Sharepoint es la creación de listas, las cuales son ideales para organizar y administrar información de manera rápida y eficiente.
¿Qué es una lista en Sharepoint?
Una lista en Sharepoint es una colección de información similar organizada en filas y columnas. Es una herramienta muy versátil que permite a los usuarios almacenar, ver y trabajar con datos de diferentes maneras. Las listas en Sharepoint pueden ser utilizadas para una variedad de propósitos, como el seguimiento de tareas, la gestión de proyectos, la creación de directorios de contactos, entre otros. Además, las listas en Sharepoint se pueden personalizar completamente según las necesidades de cada equipo o proyecto.
Para empezar a crear una lista en Sharepoint, es necesario tener acceso a un sitio Sharepoint y contar con los permisos adecuados para crear y administrar listas. Una vez en el sitio deseado, el proceso de creación de una lista es muy sencillo y solo requiere unos cuantos pasos.
Creación de una lista en Sharepoint paso a paso
1. Ingresar al sitio Sharepoint: Lo primero que debemos hacer es acceder al sitio de Sharepoint donde queremos crear la lista. Para ello, simplemente debemos ingresar a la dirección web del sitio en nuestro navegador y autenticarnos con nuestras credenciales de usuario.
2. Abrir la opción «Configuración del sitio»: Una vez dentro del sitio, debemos buscar la opción «Configuración del sitio» que por lo general se encuentra en la esquina superior derecha de la página. Al hacer clic en esta opción, se desplegará un menú con distintas configuraciones del sitio.
3. Seleccionar la opción «Agregar una aplicación»: Dentro del menú de configuración del sitio, debemos buscar la opción «Agregar una aplicación» y hacer clic en ella. Esta opción nos llevará a una lista de aplicaciones y plantillas disponibles para agregar al sitio.
4. Elegir la opción «Lista personalizada»: Una vez dentro de la lista de aplicaciones disponibles, debemos seleccionar la opción «Lista personalizada» para empezar a crear nuestra lista en Sharepoint. Al hacer clic en esta opción, se abrirá un formulario para configurar los detalles de la lista.
5. Configurar los detalles de la lista: En el formulario de configuración de la lista, podemos definir el nombre de la lista, la descripción, las columnas que deseamos incluir, y otras opciones de configuración avanzada. Es importante definir correctamente estos detalles para asegurarnos de que la lista se ajuste a nuestras necesidades.
6. Guardar la lista: Una vez que hayamos configurado todos los detalles de la lista, simplemente debemos hacer clic en el botón de guardar para crear la lista en Sharepoint. Una vez creada, la lista estará disponible para su uso y podremos empezar a agregar y gestionar información en ella.
Personalización de una lista en Sharepoint
Una de las ventajas de las listas en Sharepoint es su capacidad de personalización. Es posible modificar la apariencia y funcionalidad de una lista para que se adapte perfectamente a las necesidades de un equipo o proyecto específico. A continuación, se presentan algunas opciones de personalización que se pueden aplicar a una lista en Sharepoint:
– Añadir columnas personalizadas: Las listas en Sharepoint vienen con algunas columnas predeterminadas, como título, creador, fecha de creación, entre otras. Sin embargo, es posible añadir columnas personalizadas para almacenar información adicional relevante. Por ejemplo, si estamos gestionando una lista de tareas, podríamos añadir una columna para la prioridad de cada tarea.
– Aplicar vistas personalizadas: Sharepoint permite crear vistas personalizadas de una lista para mostrar la información de diferentes maneras. Por ejemplo, podemos crear una vista que filtre las tareas por estado o responsables, facilitando la visualización de la información de forma más organizada.
– Configurar alertas y notificaciones: Sharepoint ofrece la posibilidad de configurar alertas y notificaciones para recibir avisos cuando se realicen cambios en una lista. Esto resulta muy útil para mantenerse al tanto de las actualizaciones y novedades en una lista específica.
– Establecer permisos de acceso: Es posible configurar los permisos de acceso a una lista en Sharepoint para controlar quién puede ver, editar o eliminar información en ella. Esto resulta útil para garantizar la privacidad y seguridad de los datos almacenados en la lista.
En resumen, las listas en Sharepoint son una herramienta poderosa que facilita la gestión y organización de información en entornos colaborativos. Gracias a su flexibilidad y capacidad de personalización, las listas en Sharepoint pueden adaptarse a una amplia variedad de necesidades y proporcionar un valor añadido a los equipos de trabajo. Siguiendo los pasos adecuados y aplicando las opciones de personalización disponibles, es posible crear listas efectivas que impulsen la productividad y eficiencia en las organizaciones. ¡Anímate a crear tu propia lista en Sharepoint y experimenta sus beneficios en primera persona!
